Intégration à Claimit via ZigZag - FAQ

Aperçu

ZigZag Global et Claimit se sont associés pour offrir aux clients de ZigZag l'accès aux outils automatisés de gestion des réclamations et d'audit des factures de Claimit, en tant que service à valeur ajoutée. Vous pouvez ainsi récupérer les sommes dues pour les expéditions perdues ou endommagées tout en conservant votre relation commerciale existante avec ZigZag. Nous facilitons le processus d'intégration. Votre relation commerciale et la gestion de vos transporteurs restent assurées par ZigZag. Claimit prend en charge les opérations : la soumission et le traitement des réclamations, ainsi que l'audit des factures.

Cette page présente toutes les informations nécessaires pour configurer et commencer à utiliser Claimit via ZigZag.

FAQ - Premiers pas

• Comment accéder à la plateforme Claimit ?

Votre responsable de compte ZigZag coordonnera votre intégration à la plateforme Claimit. Vous recevrez un accès au portail Claimit et serez accompagné tout au long du processus d'ajout de vos transporteurs et de configuration des éventuels flux de données automatisés.

• Comment ajouter des utilisateurs à mon compte ?

Pour ajouter des utilisateurs à votre compte Claimit, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Settings > Users et cliquez sur + Add User.
2. Saisissez le nom et l'adresse e-mail de l'utilisateur.
3. Sélectionnez son rôle :
   • Admin : Accès complet à toutes les fonctionnalités.
   • Operations : Peut consulter le tableau de bord, les réclamations et les paramètres, ajouter des réclamations, gérer les transporteurs et réinitialiser les mots de passe. Ne peut pas gérer les utilisateurs ni les comptes.
   • Finance : Accès en lecture seule au tableau de bord et aux réclamations, avec un accès limité aux paramètres (sans accès aux intégrations). Aucune autorisation de modification.
   • Customer Services : Peut uniquement consulter et ajouter des réclamations. Aucun accès aux autres fonctionnalités.

• Existe-t-il une durée minimale d'engagement ?

Il n'existe pas de période d'essai officielle. Toutefois, nous recommandons d'attendre 3 mois avant d'évaluer les performances du service. En effet, un délai s'écoule naturellement entre la soumission des réclamations et la réception des avoirs. Cette période initiale permet de finaliser la configuration de votre compte et de commencer à recevoir les premiers avoirs.

• Comment serai-je facturé ?

Les frais Claimit apparaîtront sous forme d'une ligne distincte sur votre facture ZigZag. Vous n'aurez donc pas de relation de facturation supplémentaire à gérer.

FAQ - Soumission des réclamations

• Quels types de réclamations sont disponibles ?

Il existe quatre types de réclamations :

• Lost : L'expédition n'est jamais arrivée et reste introuvable.
• Damaged : L'expédition est arrivée, mais son contenu a été endommagé pendant le transport.
• Delivery dispute : L'expédition est indiquée comme livrée, mais le destinataire ne l'a pas reçue. Ce type de réclamation nécessite une déclaration de non-réception (Denial of Receipt - DOR), c'est-à-dire une déclaration signée par le destinataire confirmant qu'il n'a pas reçu l'expédition.
• Partial delivery : L'expédition est arrivée, mais certains articles étaient manquants.

Chaque type de réclamation nécessite des justificatifs légèrement différents. En règle générale, fournissez autant de détails et de documents justificatifs que possible. Plus les preuves sont solides, plus les chances d'obtenir une issue favorable sont élevées.

• Quelles informations sont nécessaires pour soumettre une réclamation ?

En règle générale, plus vous fournissez de justificatifs, mieux c'est. Vous devez généralement inclure :

• Proof of Purchase - Un justificatif d'achat confirmant que la commande a été passée.
• Proof of Cost - Un justificatif du coût confirmant la valeur des marchandises.
• Denial of Receipt (DOR) - Une déclaration signée par le destinataire confirmant la non-réception de l'expédition, obligatoire en cas de contestation de livraison.
• Description of the claim - Un résumé clair des faits à l'origine de la réclamation.
• Description of the goods - Une description du contenu de l'expédition.

note

La déclaration de non-réception (Denial of Receipt - DOR) est uniquement nécessaire pour les réclamations concernant les expéditions sortantes !

FAQ - Données et automatisation

• ZigZag transmettra-t-il automatiquement mes données de réclamation à Claimit ?

ZigZag prendra en charge automatiquement la soumission de vos réclamations concernant les retours et les expéditions entrantes grâce à un flux de données vers Claimit. Si vous souhaitez également soumettre des réclamations pour les expéditions sortantes, vous pouvez le faire directement depuis le portail. Consultez la section FAQ - Soumission des réclamations ci-dessus pour plus d'informations.

FAQ - Transporteurs et prestataires logistiques (3PL)

• Comment mes transporteurs sont-ils configurés dans Claimit ?

ZigZag configurera vos transporteurs dans Claimit lors de votre intégration. Aucune action n'est nécessaire de votre part.

• Je fais appel à un prestataire logistique (3PL). Claimit peut-il quand même traiter mes réclamations ?

Oui. Pour les prestataires logistiques (3PL) ne disposant pas d'un accès direct au portail du transporteur, Claimit soumettra les réclamations directement au prestataire logistique en votre nom. Dans la mesure du possible, l'obtention d'identifiants permettant d'accéder directement aux comptes des transporteurs améliorera les taux de réussite.

• Que faire si certains de mes transporteurs ne figurent pas dans Claimit ?

Si votre transporteur ne figure pas dans le portail, contactez votre responsable de compte ZigZag. Nous l'ajouterons et procéderons à son intégration pour vous.

FAQ - Statuts des réclamations

• Que signifient les différents statuts des réclamations ?

Toutes les réclamations passent par une série de statuts répartis en deux groupes principaux : les statuts en cours de traitement (In Progress) et les statuts de résultat (Outcome).

1. Statuts en cours de traitement (In Progress) :

   • New - La réclamation a été créée, mais n'a pas encore été soumise au transporteur.
   • Submitted - La réclamation a été envoyée au transporteur et une réponse est attendue.
   • Pending - La réclamation est en attente d'une action ou d'une réponse.
   • Investigating - Le transporteur examine activement la réclamation.
   • Chasing - Claimit effectue une relance auprès du transporteur pour obtenir des informations sur l'avancement de la réclamation.
   • Challenging - Claimit conteste la réponse du transporteur en votre nom.
   • More info - Des informations supplémentaires ont été demandées pour poursuivre le traitement de la réclamation.
   • DOR - Une déclaration de non-réception a été demandée au destinataire (obligatoire en cas de contestation de livraison).
   • Accepted - Le transporteur a accepté la réclamation et un avoir est attendu.
   • Found - L'expédition a été retrouvée par le transporteur (ce qui entraîne généralement la clôture d'une réclamation pour perte).
   • Invalid - La réclamation ne répond pas aux critères d'éligibilité du transporteur.

2. Statuts de résultat (Outcome) :

   • Credited - La réclamation a été résolue en votre faveur et un avoir sera reçu.
   • Rejected - La réclamation a été rejetée par le transporteur.

Lorsqu'une réclamation est rejetée, un motif complémentaire est fourni pour expliquer plus précisément les raisons du rejet.

FAQ - Visibilité et rapports

• ZigZag aura-t-il accès aux informations relatives à mes réclamations ?

Oui, ZigZag aura accès aux informations relatives à vos réclamations. Les modalités précises d'accès aux rapports seront convenues entre vous, ZigZag et Claimit.

• Puis-je exporter mes données ?

Oui. Accédez au tableau des réclamations et cliquez sur le bouton Export pour télécharger vos données au format CSV. Avant l'exportation, vous pouvez appliquer des filtres, effectuer une recherche et ajuster la période afin d'exporter uniquement les données dont vous avez besoin.

FAQ - Sécurité et conformité

• J'ai déjà effectué une évaluation de sécurité de l'information avec ZigZag. Dois-je également en effectuer une pour Claimit ?

Claimit est conforme à la norme SOC 2. Cela signifie que l'accord entre ZigZag et Claimit devrait être suffisant. Toutefois, si votre entreprise a des exigences supplémentaires en matière de sécurité de l'information, veuillez en informer Claimit. Nous travaillerons avec vous pour effectuer toute évaluation complémentaire qui pourrait être nécessaire.